Trâmite online de documentos reduz impressões, otimiza gastos públicos e reduz a burocracia
Documentos impressos são ícones da burocracia brasileira. Necessário para encaminhar todo e qualquer assunto na gestão pública, o documento timbrado e numerado que pula de mesa em mesa à espera de assinatura está com os dias contados. A tecnologia substitui o papel e permite a comunicação rápida entre diferentes setores para Memorandos, Ofícios, Circulares e Comunicados, com assinatura digital e compartilhamento dos dados em nuvem, de maneira segura e simples.
Algumas cidades já apostam na tecnologia para eliminar gastos com impressões e desperdício de papel. Em Rio do Sul, SC, a prefeitura trocou os ofícios tradicionais por um sistema de comunicação que funciona integrado ao sistema de gestão do município. Em pouco mais de 40 dias, 626 documentos que teriam de ser impressos tiveram trâmite totalmente digital. De imediato, houve redução de gastos com transporte de documentos de uma secretaria para a outra. Também houve diminuição de gastos com impressão e maior velocidade na distribuição das informações e demandas.
Laiana da Silva Ossemer, Diretora Técnica de Administração de Rio do Sul, conta que em alguns casos um memorando demorava dois dias para chegar a uma secretaria. Hoje, assim que o documento é lançado, já fica disponível para o destinatário. Também há maior controle e organização. “Conseguimos saber quem é o responsável por cada documento e identificar eventuais atrasos no andamento das tarefas”, diz a servidora.
Como o sistema de memorandos é integrado a um fluxo de trabalho digitalizado (workflow), o acompanhamento acelera as atividades. “Assim que o servidor envia uma informação, o documento entra em um fluxo que liga todos os setores envolvidos. Cada responsável assina digitalmente e executa suas tarefas com poucos cliques – e tudo fica disponível em tempo real. Os gestores conseguem ter as informações sobre quem visualizou o memorando, no dia e horário e, também, quantas vezes ele foi visto”, explica Kananda Mayer, coordenadora de Desenvolvimento de Governo Digital da IPM Sistemas, empresa especializada no desenvolvimento de software para gestão pública, responsável pelo sistema usado na prefeitura de Rio do Sul.
Outra vantagem do uso de software em nuvem para a administração é o trabalho remoto. A pandemia de Covid-19 alterou as formas de trabalho e, com um sistema que independe da máquina na prefeitura, os servidores podem dar andamento às suas tarefas de casa, em viagens ou de qualquer lugar com acesso à internet. O resultado é mais agilidade no dia a dia e menos burocracia.
Sobre a IPM Sistemas:
A IPM Sistemas é uma empresa especializada no desenvolvimento de softwares para gestão pública municipal, com 25 anos de mercado. A sua sede é em Florianópolis (SC), com fábrica em Rio do Sul (SC). Atende prefeituras, câmaras de vereadores e outras autarquias dos três estados do sul, além de São Paulo e Minas Gerais.
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